سازماندهی وظایف شخصی برای افراد پرمشغله
شما می توانید بدون افزایش حجم کاری ، مدیریت شخصی خود را بهبود ببخشید.
کلید خودیاری و خودسازماندهی بدون دردسر این است که از تبدیل شدن آن به یک وظیفه دیگر جلوگیری کنید. شما به اندازه کافی از وظیفه دارید. سیستمی با پوشهها، دستهها و رویههای جدید برای خودنظم دهی؟ عالیه. شاید سال آینده. فعلا وقت ندارم. آشنا به نظر می رسد؟ امروز، ما چیز سادهتری میپرسیم: در حال حاضر چه کاری میتوانید انجام دهید؟
امروز، بیایید به نحوه پیگیری وظایف خود به روشی هوشمندانه نگاه کنیم.
لیست وظایف پیچیده تر
همانطور که شما در زندگی و کار دستکاری می کنید، کارهای جدید مدام ظاهر می شوند. ممکن است آنها را به دسته ای یا چند دسته از کارها اضافه کنید. متأسفانه، فهرست کارها معمولاً خیلی خوب کار نمی کنند. چه چیز دیگری بدون راه اندازی یک سیستم کاملاً جدید وجود دارد که زمانی برای یادگیری آن ندارید؟ من نمی خواهم شما یک روش جدید یا حتی نوشتن یک لیست از کارهای جدید را شروع کنید. فقط میخواهم خودتان را طوری برنامهریزی کنید که یک کار ساده را با لیست کارهایتان، فهرست کارها، یادداشتهای تقویم یا هر چیزی که در حال حاضر استفاده میکنید، انجام دهید. آن را یادداشت کنید، آن را برای خودتان تکرار کنید و زیر آن خط بکشید تا آن را به خود ناخودآگاه خود بفرستید . من هر زمان که کار جدیدی را به لیست خود اضافه می کنم، کار، تاریخ و اقدام کوچک بعدی که برای آن لازم است را یادداشت می کنم. برای مثال، فرض کنید در محل کار پروژه جدیدی به شما داده می شود، اما مشغول کارهای دیگری هستید. بنابراین شما آن را در لیست خود قرار می دهید. به جای اینکه آن کار را همان لحظه انجام دهید، تاریخ امروز و نام کار را بنویسید ("پروژه X")، و سپس لحظه ای را به اولین قدم کوچک و خاص که باید برای آن کار بردارید، فکر کنید. شاید لازم باشد برای کسب اطلاعات با جولی از حسابداری صحبت کنید. بنابراین شما آن اقدام کوچک را در کنار نام کار و تاریخش، یادداشت می کنید؛ اما نه فقط "با جولی ملاقات کن"، بلکه می نویسید "با جولی تماس بگیر تا یک جلسه تشکیل دهید." . این یک مرحله کوچک و خاص است. از این به بعد، آن را به عنوان یک وظیفه در نظر بگیرید.
یا شاید می خواهید حساب خود را به بانک دیگری تغییر دهید، اما نمی دانید کدام یک و در حال حاضر نیز زمانی برای انجام آن کار ندارید. بنابراین ممکن است فقط در پشت ذهن شما باقی بماند. در عوض میتوانید به لیست خود بروید و تاریخ امروز را بنویسید و در ادامه نام کاری که دارید «تغییر بانک» می نویسید و سپس برای لحظه ای فکر کنید اولین کاری که باید انجام دهید چیست؟ احتمالاً باید صفحات وب سایر بانک های بزرگ در منطقه خود را برای تغییر پیشنهادات بررسی کنید. پس در کنارش می نویسید: "بررسی صفحات وب، بانک A و بانک B" . باز هم، این یک گام کوچک و خاص است. با آن به عنوان یک وظیفه برخورد کنید.
همانطور که به انجام این کار ادامه می دهید، لیست وظایف شما به آرامی به لیستی از گام های کوچک برای برداشتن تبدیل می شود، که هیچ کدام دلهره آور نخواهد بود. این به شما کمک میکند که زمانی را برای انجام آنها پیدا کنید، زیرا قبلاً بخشی از کار را انجام دادهاید.
برای مرحله بعدی تصمیم بگیرید
وقتی آن کار را انجام دادید و مرحله اول را کامل کردید، روی تکلیف خط بکشید و یک دقیقه برای نوشتن مرحله بعدی وقت بگذارید. دوباره تاریخ امروز، نام کار کلی و قدم کوچک بعدی را بنویسید. به عنوان مثال، پس از بررسی سایر بانک ها، ممکن است یکی را انتخاب کرده باشید و متوجه شده باشید که باید اسنادی را برایش جمع آوری کنید. بنابراین، تاریخ امروز را بنویسید، "تغییر بانک" و "جمع آوری اسناد حساب جاری". دفعه بعد، شما همه چیز مورد نیاز خود را خواهید داشت و وظیفه بعدی این است که در واقع تغییر بانک را بصورت آنلاین انجام دهید یا در شعبه قرار ملاقات بگیرید.
برخی از کارها ممکن است برای مدتی از لیست ناپدید شوند. به عنوان مثال، پس از اینکه با جولی از حسابداری تماس گرفتید و جلسه ای ترتیب دادید، ممکن است آن را در تقویم خود بنویسید و نه فهرست وظایف پس به محض پایان جلسه، میدانید مرحله بعدی چیست و این به لیست وظایف شما برمیگردد: تاریخ، نام کار (دوباره «پروژه X»)، و مرحله کوچک و خاص بعدی.
قدم بعدی هرگز نباید دلهره آور به نظر برسد چون ممکن است شروع به اجتناب از آن کار کنید پس به این فکر کنید که چگونه آن مرحله را به مراحل ساده تر تقسیم کنید تا جاییکه دلهره آور نباشد. اگر کمکی نکرد، یک ساعت روی وظیفه X1 و سپس یک ساعت روی وظیفه X2کار کنید( یعنی هدفگذاری نکنید که حتما هر دو کار را تمام کنید.صرفا زمان های مساوی اختصاص دهید).
رها کردن وظایف
لیست وظایف شما ممکن است صفحه ای در دفترچه یادداشت، فایلی در رایانه یا حتی مجموعه ای از یادداشت ها در سراسر میز شما باشد. هر چه که باشد، به احتمال زیاد آن را مرتب می کنید و هر از چند گاهی آن را بازنویسی می کنید. دفعه بعد که این کار را انجام دادید، ممکن است ایده خوبی باشد که آن را به جدولی با سه ستون تبدیل کنید: تاریخ، وظیفه و مرحله بعدی.
در هر صورت، هدف از فهرست کردن این است که هر از چند گاهی آن را مرور کنیم. وقتی این کار را انجام دهید، خواهید دید که وظایف شما دارای تاریخ هستند. به آنهایی که برای مدت طولانی آنجا بوده اند توجه کنید. فقط یک قدم کوچک برای برداشتن وجود داشت، اما این کار برای چند ماه دست نخورده باقی مانده است. وقت آن است که از خود بپرسید که آیا می توانید آن را رها کنید یا نه. اگر شخص دیگری آن را به شما داده است و از آن زمان تاکنون انجام ندادن آن کار خللی در زندگیتان اینجاد نکرده است، باید بررسی کنید که آیا نیاز به تکمیل آن کار دارید یا نه؟ اگر این کاری است که میخواهید انجام دهید و چند ماه است که قدم کوچک بعدی را برنداشتهاید، بپذیرید که واقعا وقت یا علاقهای برای انجام آن ندارید. آن را به "فهرست ایده ها" و خارج از لیست وظایف خود منتقل کنید.
مراقب فناوری باشید
شما میتوانید فهرست وظایف خود را در یک دفترچه یادداشت کوچک نگه دارید و با نوشتن و خط زدن چیزها با قلم، همه چیز را ردیابی کنید. یا می توانید یک اپلیکیشن روی تلفن یا رایانه خود داشته باشید که تاریخ ها را برای شما پر می کند و مراحل یک کار را به صورت گرافیکی سازماندهی می کند. اگر این چیزی است که برای شما لذت بخش است، آن را دنبال کنید. اما هرچه راه حل فنی پیچیده تر باشد، احتمال اینکه به کار دیگری تبدیل شود و در نهایت آن را رها کنید بیشتر است. به اندازه نیاز، از فناوری برای تحت کنترل نگه داشتن وظایف خود استفاده کنید، نه بیشتر از آن. یک دفترچه یادداشت محکم و یک خودکار، به خوبی کار می کنند، و یک جدول صفحه گسترده فراوانی به شما برای یادداشت کارهایتان میدهد.
یادداشت های پایانی
اگر تا به حال سعی کرده اید از یک سیستم سازمانی پیروی کنید، برخی از اصول بالا را می شناسید: وظایف را به مراحل کوچک تقسیم کنید. همیشه از اقدام بعدی آگاه باشید. لیست وظایف خود را مرتباً پاک کنید. این ها اصولی هستند که به خوبی آزمایش شده اند. نکته این است که آن اصول را در روال های روزمره خود بگنجانید تا تبدیل به طبیعتتان شوند؛ بدون اینکه اجازه دهید آنها تبدیل به یک کار دیگر شوند. وقتی شک دارید، این اصل را به خاطر بسپارید. البته، اگر بیش از حد مشغول هستید و نمیرسید این سازماندهی را بکنید (مهلت های از دست رفته، وظایف فراموش شده، احساس غرق شدن)، در نهایت مجبور خواهید بود یک سیستم(مثل ابزار های برنامه ریزی رایانه ای یا تلفن همراه) را، در جای خود قرار دهید. اگر راهی برای انجام این کار نمی بینید، می توانید کمک بگیرید یا زمانی را برای یادگیری در مورد برخی از سیستم های خوب اختصاص دهید. در عین حال، نزدیک شدن به فهرست وظایف به این روش ممکن است به شما کمک کند تا درک بهتری از وظایف داشته باشید و کمتر احساس فشار کنید.
ترجمه: حنانه مفیدیان_روانشناس
منبع:
Carlos Alós-Ferrer, Ph.D .(2024) . Organizing Your Tasks for Busy People. psychology today